---

1.圳坤弘正法律专家提示：

（1）小型贸易公司的职员较少，但涉及客户信息与合同数据仍属于受法律保护的商业秘密和个人信息，一旦泄露可能触犯《反不正当竞争法》《个人信息保护法》，并带来高额民事赔偿。

（2）日常业务中可使用简单且有效的技术工具，比如：企业版腾讯微云（签署DPA）、带密码的PDF、屏幕水印软件、Windows BitLocker全盘加密等。

（3）可制作一张“文件安全速查卡”贴于职员的工位上，随时对照执行。

2.本模版适用于10人以下采用全电子化办公的小型贸易公司，简单微调即可应用。

---

电子档文件安全管理制度（模版）

一、制度目的与适用范围

1.目的
为保障（ 公司全称 ）在日常经营活动中产生的各类电子档文件（包括但不限于合同、报价单、客户资料、财务数据、邮件、聊天记录、设计稿、投标文件等）的机密性、完整性、可用性，防范因泄露、篡改、丢失或非法访问导致的经济损失、商誉损害或法律风险，特制定本制度。

2.适用范围

• 本制度适用于公司全体员工（含兼职、实习人员）及在公司电子设备上处理公司业务的任何人员。
• 适用于公司所有电子档文件的产生、传输、存储、使用、备份、销毁全生命周期。
• 特别适用于涉及客户信息、供应商信息、价格体系、合同条款、财务数据、商业秘密的文件。

3.本制度的法律依据包括：

• 《中华人民共和国民法典》合同编、人格权编（个人信息保护相关条款）
• 《中华人民共和国网络安全法》
• 《中华人民共和国数据安全法》
• 《中华人民共和国个人信息保护法》
• 《中华人民共和国电子签名法》
• 《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等相关法规

4.术语：

• 电子档文件：指以电子形式存储、传输和处理的文件，包括但不限于文档、图片、音频、视频等。
• 权限管理：指对电子档文件的访问、修改、删除等操作进行权限设置和控制。
• 备份恢复：指定期对电子档文件进行备份，并在需要时能够迅速恢复文件的过程。
• 加密技术：指通过特定的算法和密钥对电子档文件进行加密，以确保文件的安全传输和存储。

二、基本原则

• 最小授权原则：仅授予完成工作所必需的最低访问权限。
• 分类分级管理：按文件重要程度与敏感级别采取不同安全措施。
• 可追溯原则：所有文件的访问、修改、传输均应留痕并可审计。
• 物理与逻辑并重：既保护存储介质安全，也保护系统账号与网络安全。
• 定期审查与更新：至少每半年一次制度执行情况与安全策略评估。

三、文件分类与标识（标识方法：在文件名或元数据中加前缀标记，[PUB]、[INT]、[CONF]、[TOP SECRET]）

序号	文件类别	示例文件	敏感级别	访问权限范围	存储要求	传输要求	备注
1	公开文件 (PUB)	公司简介、公开产品册、招聘公告	低	全体职员+ 外部访客（网站下载）	普通文件夹，无加密	可通过邮件、微信、公开链接发送	防止误改，只读权限
2	内部文件 (INT)	工作流程、培训课件、会议纪要	中	全体职员	公司内部服务器/云盘，建议文件夹级权限控制	内部邮件或内网传输，未审批禁止外发	涉及内部运营方法，不得外泄
3	保密文件 (CONF)	客户名单、报价底价、合同草案、供应商信息	高	相关业务人员 + 总经理	加密文件夹或加密分区，开启访问日志	必须加密传输（密码压缩包/加密云盘链接+有效期）	需水印、禁止截屏，外发须经总经理审批
4	绝密文件 (TOP SECRET)	财务账套、核心合同原件、销售意向书、银行流水信息等	极高	仅总经理 +指定文件管理员	离线加密存储或专用加密机，双因素认证	严禁网络传输，必要时采用物理介质+专人递送	每月审计访问记录，离职立即收回权限

四、文件全生命周期安全管理

1.产生阶段

• 使用公司统一配置的电脑/设备，安装正版操作系统与杀毒软件，及时更新补丁。
• 禁止在公共或不安全网络环境下创建、编辑涉及保密/绝密信息的文件。
• 涉及个人信息的文件应符合《个人信息保护法》要求，采集需经当事人同意并有合法用途说明。

2.传输阶段

• 内部传输：优先使用公司内部加密通讯工具或内网共享盘。
• 外部传输：必须通过加密渠道（包括带密码的压缩包、企业邮箱SSL连接、可信云盘分享链接设有效期与访问密码）。
• 禁止通过个人微信、QQ个人账号、未加密邮件发送文件。
• 大文件传输使用经公司批准的云存储服务，并开启文件访问日志。

3.存储阶段

• 所有保密/绝密文件须存储在加密分区或加密文件夹内。
• 定期备份：至少每周一次增量备份，每月一次全量备份，备份介质仅限总经办存放。
• 云端存储须选用合规服务商，并签署数据处理协议（DPA），明确数据主权与删除权。

4.使用阶段

• 实行账号与权限管理：每人独立账号，禁用共用账号。
• 屏幕水印：对保密/绝密文件显示使用者姓名、时间，防止拍照泄密。
• 禁止在未经授权的设备上打开、拷贝、打印保密/绝密文件。
• 离座锁屏：离开工位必须锁屏或注销登录。

5.销毁阶段

• 电子文件删除应使用不可恢复的安全删除工具。
• 报废硬盘/U盘须物理破坏，确保数据不可复原，实物交存总经办。
• 纸质打印件涉及保密/绝密信息的，须碎纸机销毁并记录销毁时间与经办人，记录由总经办留存。

五、人员职责

1.总经理（主要负责人）

• 对公司文件安全负总责，审批绝密文件访问权限，决定重大安全事件处置方案。
• 指定一名文件安全管理员（可由人资部经理兼任或由信任员工担任）。

2.文件安全管理员

• 制定与更新文件分类标准、权限分配表。
• 监督备份执行情况，定期检查安全日志。
• 组织安全培训与文件收发演练。

3.全体职员

• 遵守本制度，妥善保管账号与设备，发现安全隐患立即报告。
• 离职时需交还全部公司电子设备与访问权限，删除私人存储的公司文件。

六、应急响应

• 泄密事件：立即断网隔离涉事设备，保全证据，向总经理报告，评估影响范围，必要时通知受影响客户或合作伙伴并依法报警。
• 勒索病毒/恶意攻击：启用备份恢复，报警并配合公安网安部门调查。
• 设备故障导致数据丢失：第一时间从最近备份恢复，分析原因并完善防护措施。

七、培训与监督

• 新员工入职须接受文件安全培训并签署《保密承诺书》。
• 每半年进行一次安全自查，形成书面报告由总经理审阅。
• 对违反制度造成损失者，视情节给予警告、经济赔偿直至解除劳动合同，涉嫌犯罪的移交司法机关。

八、附则

• 本制度自发布之日起施行，解释权归公司总经办。
• 本制度应根据法律法规变化及公司业务发展适时修订。
• 本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及行业标准执行。